Verfahrensanweisung für alle Mitarbeiter
Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Hiermit informieren wir Sie über die neuen Vorgaben zur Meldung von Verstößen gegen Rechtsvorschriften nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Dieses Gesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
Mit dieser Meldung leisten Sie einen Beitrag zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern in unserem Unternehmen. Sie bekommen oft als Erstes mit, wenn in unserem Unternehmen etwas schiefläuft. Daher möchten wir Sie ermutigen, sich mit verdächtigen Sachverhalten im Zusammenhang oder im Vorfeld Ihrer beruflichen Tätigkeit an unsere interne Meldestelle, mit so konkreten Angaben wie möglich, zu wenden. Dies können Sie unter Nennung ihres Namens, aber auch anonym tun.
In §2 HinSchG ist geregelt, welche Verstöße gemeldet werden können oder sollten. Den Gesetzestext finden Sie im Anhang (Alternativ: unter folgendem Link: §2 HinSchG – Einzelnorm
Bitte beachten Sie: Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem der Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind nicht geschützt!
Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen.
Neben der Meldung von Informationen über einen Verstoß an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden.
Interne Meldestelle Interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen unser internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden.
Bitte beachten Sie: Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben! Es ist sichergestellt, dass die Meldestelle die Vertraulichkeit des Hinweisgebers wahrt und nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Sie können sich vertraulich über folgende E-Mail-Adresse an die interne Meldestelle wenden: intern@moevefahrzeugsitze.de oder auch telefonisch an Herrn Lutz Bomberg unter: 0151 -54060106.
Externe Meldestellen
Es gibt mit dem Bundesamt für Justiz, der Hinweisgeberstelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und der Hinweisgeberstelle des Bundeskartellamts insgesamt drei externe Meldestellen, auf deren Homepage Sie weitere Informationen finden können.
Datenschutz
Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO, § 10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.
Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert.
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhoben werden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden. Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann diese Information nach Art. 14 Abs. 5 S. 1 lit. b) DSGVO für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information muss
nachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist.
Verfahrensanweisung für unsere Kunden und Lieferanten
Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Hiermit informieren wir Sie über die neuen Vorgaben zur Meldung von Verstößen gegen Rechtsvorschriften nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Dieses Gesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
Mit dieser Meldung leisten Sie einen Beitrag zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern in unserem Unternehmen. Daher möchten wir Sie ermutigen, sich mit verdächtigen Sachverhalten an unsere interne Meldestelle, mit so konkreten Angaben wie möglich, zu wenden. Dies können Sie unter Nennung ihres Namens, aber auch anonym tun.
In § 2 HinSchG ist geregelt, welche Verstöße gemeldet werden können oder sollten. Den Gesetzestext finden Sie im Anhang bzw. unter folgendem Link: §2 HinSchG – Einzelnorm.
Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen. Neben der Meldung von Informationen über einen Verstoß an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden.
Interne Meldestelle
Interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen unser internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden.
Bitte beachten Sie: Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben! Es ist sichergestellt, dass die Meldestelle die Vertraulichkeit des Hinweisgebers wahrt und nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Sie können sich vertraulich über folgende E-Mail-Adresse an die interne Meldestelle wenden: extern@moevefahrzeuqsitze.de oder auch telefonisch an Herrn Lutz Bomberg unter: 0151 -540601 06.
Externe Meldestellen
Es gibt mit dem Bundesamt für Justiz, der Hinweisgeberstelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und der Hinweisgeberstelle des Bundeskartellamts insgesamt drei externe Meldestellen, auf deren Homepage Sie weitere Informationen finden können.
Datenschutz
Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 5. ic) DSGVO, §10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.
Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhoben werden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden. Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann diese Information nach Art. 14 Abs. 5 5. 1 lit. b) DSGVO für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information muss nachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist.